7 conseils pour survivre en tant que freelance en Allemagne

1. Obtenez un conseiller fiscal

Le système fiscal allemand est compliqué, même pour les Allemands. Tous les documents associés utilisent le Amtsprache (langue de l’autorité) qui ressemble plus à du jargon juridique qu’à l’allemand “normal”, et les erreurs lors du remplissage des formulaires fiscaux peuvent vous causer, au mieux, un énorme mal de tête et, au pire, une amende coûteuse. Il est donc préférable que vous embauchiez quelqu’un qui sait ce qu’il fait pour vous aider.

Cette personne s’appelle un Steuerberater (conseiller fiscal) en Allemagne. Ils vous aideront à vous inscrire auprès du bureau des impôts, à correspondre avec eux et à soumettre vos déclarations fiscales.

Sachez qu’en Allemagne, des délais différents s’appliquent pour les déclarations de revenus selon que vous employez ou non un conseiller fiscal officiel. Si vous faites vous-même la déclaration de revenus, la date limite de dépôt de votre déclaration de revenus annuelle est plus rapprochée que si vous recourez aux services d’un conseiller fiscal.

Lorsque vous recherchez un conseiller fiscal, une astuce consiste à utiliser votre réseau pour obtenir des recommandations. Idéalement, vous voulez quelqu’un qui fera plus que simplement remplir les formulaires pour vous, mais qui vous conseillera en fait sur la meilleure façon de gérer les finances de votre entreprise afin que vous puissiez réaliser des économies d’impôt.

2. Gardez votre comptabilité en ordre

Mieux vous tiendrez votre propre comptabilité en ordre, plus il sera facile pour votre conseiller fiscal d’établir vos déclarations fiscales et donc moins ses services seront chers.

En tant qu’indépendant, il y a beaucoup de frais que vous pouvez déduire de vos impôts – des billets de train, du matériel de travail aux repas au restaurant – il est donc préférable de conserver tous vos reçus et de les conserver en bon état.

En Allemagne, vous êtes obligé de conserver les reçus pendant deux ans, en cas de contrôle fiscal, c’est donc une bonne idée de photocopier le type de reçus imprimés à la machine que vous recevez des restaurants afin qu’ils restent lisibles pendant longtemps .

Il y a aussi quelques points à prendre en compte lors de la rédaction de vos propres factures. Tout d’abord, assurez-vous d’inclure votre numéro fiscal. Ce n’est pas le numéro à 11 chiffres Numéro d’identification Steuer que tout le monde obtient lors de l’enregistrement en Allemagne, mais le chiffre à 10 Steuernummerque vous recevez du Finanzamt après vous être enregistré en tant qu’indépendant.

La plupart des entreprises ne vous paieront pas si vous ne l’avez pas sur vos factures, alors assurez-vous de l’inclure.

Vous devez également vous assurer que vous numérotez correctement vos factures – idéalement dans l’ordre croissant afin de pouvoir facilement les suivre. Vous n’êtes pas autorisé à émettre deux factures avec le même numéro et si vous le faites et que le bureau des finances vous en avise, vous pourriez faire l’objet d’une inspection de l’ensemble de votre système comptable.

Il existe de nombreux excellents logiciels de comptabilité que vous pouvez utiliser pour vous aider, tels que Lexoffice et Sevdesk et, même si vous devez les payer, les coûts seront déductibles des impôts !

3. Découvrez si vous êtes éligible à une aide financière

En Allemagne, il existe plusieurs possibilités pour les indépendants d’obtenir un soutien financier et de réduire leurs dépenses, et cela vaut la peine de savoir si vous y êtes éligible.

Si vous percevez des allocations de chômage au titre de l’ALG 1 et que vous envisagez de devenir indépendant, l’agence pour l’emploi vous propose une aide financière spéciale pour vous aider à démarrer votre activité d’indépendant.

Appelé le Grundungszuschuss (“subvention de base”) le paiement est une subvention de six mois égale à votre droit mensuel sous ALG 1 plus 300 € pour vos frais d’assurance peut être appliqué pour les personnes qui reçoivent cette allocation de chômage.

Si vous êtes engagé dans une certaine forme de profession artistique en Allemagne – qui peut inclure le journalisme à la poterie – vous pouvez avoir droit à l’adhésion à la Kunstlersozialkasse (assurance sociale des artistes).

Être membre de la KSK signifie que vous ne devez payer que la moitié de vos cotisations d’assurance maladie et de retraite, et la KSK paiera le reste.

4. Déterminez combien vous pensez gagner

Comme pour le démarrage de toute entreprise, vous devez avoir une idée de vos revenus attendus dès le départ.

Si vous débutez en tant qu’indépendant ou si vous avez des concerts en tant qu’indépendant en parallèle d’un emploi, il peut être utile d’envisager de vous inscrire en tant que Kleinunternehmer (“petite entreprise”).

En tant que Kleinunternehmer, vous pouvez actuellement gagner jusqu’à 22 000 € par an sans avoir à facturer la TVA et à ne soumettre que des déclarations fiscales annuelles.

Sachez que si vous êtes inscrit comme ce genre de freelance, vous devez inclure la phrase suivante dans vos factures : ‘Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet’ ce qui signifie “Conformément au paragraphe 19 de la loi allemande sur la TVA, aucune TVA n’a été ajoutée à cette facture”.

Si vous pensez gagner plus de 22 000 € par an, vous devrez payer Umsatzsteuer (TVA) et devront déposer des déclarations fiscales à l’avance et plus souvent. Selon combien vous gagnez, cela pourrait être tous les mois ou tous les trimestres.

5. Préparez votre assurance

En Allemagne, c’est une obligation légale d’avoir une assurance maladie.

Si vous venez de passer d’un emploi à un statut d’indépendant et que vous souhaitez conserver la même caisse maladie, vous devez contacter immédiatement votre caisse maladie pour lui faire part de votre changement de situation. Ils vous demanderont de vous réinscrire et de leur indiquer vos revenus de freelance projetés pour l’année, afin qu’ils puissent modifier vos frais mensuels.

Si vous ne tenez pas votre fournisseur d’assurance-maladie à jour, vous pourriez continuer à être facturé le taux plus élevé que vous aviez de votre salaire précédent.

Ce n’est pas seulement à l’assurance maladie que vous devez penser en tant que pigiste. Il est également sage de penser à vous protéger de toute sorte de réclamations qui pourraient survenir à la suite de tout accident de travail.

Si, par exemple, vous perdez votre ordinateur portable qui contient des informations confidentielles sur vos clients, vous devez être protégé contre les réclamations.

C’est pourquoi il est bon d’avoir les deux Betriebshaftversicherung (assurance responsabilité civile professionnelle) et Rechtschutzversicherung(assurance protection juridique).

6. Planifiez judicieusement votre temps

Toutes ces obligations bureaucratiques prennent du temps. Il est donc très important que vous en teniez compte lorsque vous planifiez votre temps. Par exemple, planifier une demi-journée par semaine pour traiter vos factures, vos classements, vos e-mails aux clients et vos conversations avec les autorités peut être très bénéfique lors de la planification de votre temps de travail.

7. Développez votre réseau

En tant que pigiste, le réseautage est absolument crucial pour réussir.

Gardez un profil à jour sur des sites Web comme LinkedIn et l’équivalent allemand XING et restez en contact avec toute personne avec qui vous avez déjà travaillé, quelle que soit la brièveté du contact.

Avoir un réseau ne consiste pas seulement à obtenir plus de clients, mais aussi à construire un réseau de soutien dans votre domaine pour échanger des conseils, des astuces et généralement pour votre propre enrichissement.

Participer à des ateliers liés à votre domaine, assister à des séminaires et à des rencontres peuvent être d’excellents moyens d’élargir votre réseau.